Jumat, 20 Juli 2012

PENGGUNAAN MAIL MARGE

PENGGUNAAN MAIL MARGE
Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
·                     Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
·                     Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. 
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:
·                     Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
·                     Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
·                     Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. 
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:                                                         
Tahap I Membuat Data Source
1.            Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan namaData Surat.
data source mail merge

Tahap II Membuat Dokumen Master
2.            Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
 
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut:
menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.
Dokumen Master mail merge

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
3.            Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
Start Mail Merge
4.            Selanjutnya kita akan memilih data source.
5.            Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6.            Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialogSelect Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7.            Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8.            Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9.            Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10.         Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. 
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua
 <<data field>>. 
Tampilan Data Field
Tips:
o        Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal padaNama dan sebagainya.
o        Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1.            Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2.            Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti contoh di bawah ini.
o        Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
Mail Merge Recipients

11.         Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol
 PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan. 
Preview Result - Mail Merge

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Finish and Merge
12.         Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
o        Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1.            All untuk mencetak semua surat.
2.            Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3.            Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.
Merge to Printer
o        Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. 
Pilihan sama dengan di atas (
All, Current record dan nomor urut tertentu). 
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

fungsi statistik dan database


1.     FUNGSI STATISTIK

Excel menyediakan banyak fungsi statistik, tetapi pada makalah kami ini yang akan dibahas  hanya fungsi-fungsi yang sering kita gunakan sehari-hari. Fungsi-fungsinya seperti berikut ini :
         Average : Untuk menghasilkan rata-rata sekumpulan data yg dimasukkan sebagai argumen dlm fungsi ini.
  Bentuk Penulisan : Average(bil1, bil2,…
             Contoh : =Average(A1:A5)
         Count : Untuk menghitung berapa jumlah bilangan yg ada dlm suatu range
            Bentuk Penulisan : Count(value1,value2,..)
            Contoh : =Count(A1:A5)
         Fungsi MAX
             Menghasilkan data numerik dengan nilai maksimum yg terdapat dlm suatu range data
             Bentuk Penulisan :
            =MAX(number1,number2,…) à 30 bilangan
         Fungsi MIN
Menghasilkan nilai data numerik terkecil yang terdapat dalam suatu range
Bentuk Penulisan : = MIN(number1,…)
         Fungsi RANK
            Menghasilkan ranking suatu bilangan diantara sekumpulan data
            Bentuk Penulisan :
             =RANK(number,ref,order)
         Fungsi SUM
            Memberikan suatu penjumlahan data dalam suatu range.
Dengan rumus yang dipakai : =SUM(C7:C10)
         Fungsi COUNTA
            memberikan banyaknya data baik angka maupun label dalam suatu range.
Dengan rumus yang dipakai : =COUNTA(C7:C10)
         Fungsi STDEV
Menghasilkan standar deviasi berdasar pada sampel. Standar deviasi ini mengukur seberapa luas penyimpangan nilai data tsb dari nilai rata-ratanya.
            Bentuk Penulisan :
             =STDEV(number1,number2,…)
         Fungsi VAR
            Memberikan nilai rata-rata dari suatu range
Dengan rumus yang digunakan : =VAR(C7:E7)


2.     MENGELOLAH DATABASE

Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelolah daftar data (database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data. Dalam lembar kerja excel, databese merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkan baris dan kolom.setiap kolom mengandung data sejenis misalnya Nama,Alamat dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut Field dan setiap field harus mempunyai Judul atau Nama.

Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam susunan database adalah :
1)      Nama field harus berada di satu baris.
2)      Tidak boleh ada nama field yang sama.
3)      Baris yang langsung berada dibawah judul dianggap data. Jadi jangan memisahkan judul kolom dan data dengan baris kosong.

A.    SORT DATABASE
Langkah-langkahnya yaitu :
Ø  Klik pada salah satu sel bagian dari tabel database.
Ø  Pilih menu Data klik SORT atau gunakan toolbar .
Ø  Klik panah Sort By : pilih kolom yang akan diurutkan
                                    Ascending : urut naik
                                    Decending : urut turun
Ø  Pilih Header row apabila tabel yang disorot termasuk judul.
Ø  Pilih no Header Row apabila tabel yang disorot tidak termaksud judul.
Ø  Klik panah pada They By untuk menentukan field kedua yang akan diurutkan.
Ø  Pilih tombol Options.
         First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list tertentu
         Case sensitive membedakan huruf  besar dan kecil
         Sort top to bottom mengurutkan dari atas ke bawah.
         Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan.
         Klik ok

B.     MENGGUNAKAN SUBTOTAL
Sebagai syarat untuk melakukan subtotal adalah database harus sudah diurutkan. Excel secara otomatis akan menyisipkan baris baru dan memasukkan formula subtotal pada setiap pergantian kelompok data.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
      Klik salah satu sel yang berada dalam tabel database.
      Pilih perintah subtotal dari menu data.
      Pada At each change in, klik box panah kemudian klik DEPT.
      Pada Use Function, klik box panah kemudian pilih SUM.
      Pada Add Subtotal klik GAJI.
      Klik pada Relace Current Subtotals, agar apabila sebelumnya kita telah melakukan subtotal maka nilai tersebut diganti/ditimpah.
         Klik pada Summary Below Data, agar subtotal diletakkan dibwah data.
         Klik ok.
C.     FASILITAS FILTER
Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.
·         Auto Filter
Langkah-langkahnya :
         Aktifkan tabel.
         Klik pada salah satu sel dalam tabel database
         Pilih menu data kemudian pilih filter
         Klik autofilter.

·         Advanced Filter
Langkah-langkahnya :
         Terlebih dahulu kita buat tabel.
         Klik salah satu sel dalm tabel.
         Pilih perintah Filter dari menu data. Lalu pilih Advanced Filter.
         Klik pilihan Copy to another location dan Copy To aktif.
         Pada List Range kita isi dengan alamat range tabel databasenya.
         Pada Criteria Range kita isi alamat range kriteria yang ditentukan yaitu $G$1:$G$2.
         Lalu kita pilih Copy To.
         Apabila pilihan Unique recorts only terpilih maka record-record yang sejenis hanya ditampilkan satu kali saja.
         Klik ok.




fungsi statistik dan database


1.     FUNGSI STATISTIK

Excel menyediakan banyak fungsi statistik, tetapi pada makalah kami ini yang akan dibahas  hanya fungsi-fungsi yang sering kita gunakan sehari-hari. Fungsi-fungsinya seperti berikut ini :
         Average : Untuk menghasilkan rata-rata sekumpulan data yg dimasukkan sebagai argumen dlm fungsi ini.
  Bentuk Penulisan : Average(bil1, bil2,…
             Contoh : =Average(A1:A5)
         Count : Untuk menghitung berapa jumlah bilangan yg ada dlm suatu range
            Bentuk Penulisan : Count(value1,value2,..)
            Contoh : =Count(A1:A5)
         Fungsi MAX
             Menghasilkan data numerik dengan nilai maksimum yg terdapat dlm suatu range data
             Bentuk Penulisan :
            =MAX(number1,number2,…) à 30 bilangan
         Fungsi MIN
Menghasilkan nilai data numerik terkecil yang terdapat dalam suatu range
Bentuk Penulisan : = MIN(number1,…)
         Fungsi RANK
            Menghasilkan ranking suatu bilangan diantara sekumpulan data
            Bentuk Penulisan :
             =RANK(number,ref,order)
         Fungsi SUM
            Memberikan suatu penjumlahan data dalam suatu range.
Dengan rumus yang dipakai : =SUM(C7:C10)
         Fungsi COUNTA
            memberikan banyaknya data baik angka maupun label dalam suatu range.
Dengan rumus yang dipakai : =COUNTA(C7:C10)
         Fungsi STDEV
Menghasilkan standar deviasi berdasar pada sampel. Standar deviasi ini mengukur seberapa luas penyimpangan nilai data tsb dari nilai rata-ratanya.
            Bentuk Penulisan :
             =STDEV(number1,number2,…)
         Fungsi VAR
            Memberikan nilai rata-rata dari suatu range
Dengan rumus yang digunakan : =VAR(C7:E7)


2.     MENGELOLAH DATABASE

Salah satu pekerjaan yang sering dilakukan adalah mengelolah daftar data (database). Pada database kegiatan yang kita lakukan antara lain mencari data berdasarkan syarat tertentu, menyaring data yang memenuhi syarat dan mengurutkan isi data. Dalam lembar kerja excel, databese merupakan range yang berisikan data yang disusun berdasarkan baris dan kolom.setiap kolom mengandung data sejenis misalnya Nama,Alamat dan sebagainya. Kolom-kolom ini disebut Field dan setiap field harus mempunyai Judul atau Nama.

Beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan dalam susunan database adalah :
1)      Nama field harus berada di satu baris.
2)      Tidak boleh ada nama field yang sama.
3)      Baris yang langsung berada dibawah judul dianggap data. Jadi jangan memisahkan judul kolom dan data dengan baris kosong.

A.    SORT DATABASE
Langkah-langkahnya yaitu :
Ø  Klik pada salah satu sel bagian dari tabel database.
Ø  Pilih menu Data klik SORT atau gunakan toolbar .
Ø  Klik panah Sort By : pilih kolom yang akan diurutkan
                                    Ascending : urut naik
                                    Decending : urut turun
Ø  Pilih Header row apabila tabel yang disorot termasuk judul.
Ø  Pilih no Header Row apabila tabel yang disorot tidak termaksud judul.
Ø  Klik panah pada They By untuk menentukan field kedua yang akan diurutkan.
Ø  Pilih tombol Options.
         First key sort order mengurutkan berdasarkan mode custom list tertentu
         Case sensitive membedakan huruf  besar dan kecil
         Sort top to bottom mengurutkan dari atas ke bawah.
         Sort left to right mengurutkan dari kiri ke kanan.
         Klik ok

B.     MENGGUNAKAN SUBTOTAL
Sebagai syarat untuk melakukan subtotal adalah database harus sudah diurutkan. Excel secara otomatis akan menyisipkan baris baru dan memasukkan formula subtotal pada setiap pergantian kelompok data.
Langkah-langkahnya sebagai berikut :
      Klik salah satu sel yang berada dalam tabel database.
      Pilih perintah subtotal dari menu data.
      Pada At each change in, klik box panah kemudian klik DEPT.
      Pada Use Function, klik box panah kemudian pilih SUM.
      Pada Add Subtotal klik GAJI.
      Klik pada Relace Current Subtotals, agar apabila sebelumnya kita telah melakukan subtotal maka nilai tersebut diganti/ditimpah.
         Klik pada Summary Below Data, agar subtotal diletakkan dibwah data.
         Klik ok.
C.     FASILITAS FILTER
Filter adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk menampilkan data yang sesuai dengan kriteria sedangkan data yang tidak memenuhi syarat disembunyikan untuk sementara sampai ada perintah filter yang baru.
·         Auto Filter
Langkah-langkahnya :
         Aktifkan tabel.
         Klik pada salah satu sel dalam tabel database
         Pilih menu data kemudian pilih filter
         Klik autofilter.

·         Advanced Filter
Langkah-langkahnya :
         Terlebih dahulu kita buat tabel.
         Klik salah satu sel dalm tabel.
         Pilih perintah Filter dari menu data. Lalu pilih Advanced Filter.
         Klik pilihan Copy to another location dan Copy To aktif.
         Pada List Range kita isi dengan alamat range tabel databasenya.
         Pada Criteria Range kita isi alamat range kriteria yang ditentukan yaitu $G$1:$G$2.
         Lalu kita pilih Copy To.
         Apabila pilihan Unique recorts only terpilih maka record-record yang sejenis hanya ditampilkan satu kali saja.
         Klik ok.